¿Cómo funciona la custodia de documentos?

¿Cómo funciona la custodia de documentos?

Siempre hemos escuchado sobre la custodia de personas de alta importancia, ya sea por motivos de protección o por su peso como personalidad pública, pero de lo que no hemos escuchado demasiado es de la custodia de documentos igual de importantes debido a su naturaleza y a los datos que se contienen en ellos. Para que te enteres de como funciona, sus ventajas y el nivel de protección con el que contará tu información en este caso, hemos consultado con los expertos en materia de Git Doc y esto es lo que nos contaron.

¿De qué se trata de la custodia de documentos?

La Custodia de Documentos es un tipo de servicio, muchas veces externo a  la empresa, que la ayuda a ganar espacio en sus instalaciones con la tranquilidad de saber que sus documentos delicados están muy bien protegidos.

Este tipo de servicio es especialmente bueno para entidades culturales como bibliotecas, archivos y fundaciones, empresas y administraciones públicas y también para algunas empresas privadas.

Lo habitual es ofrecer el servicio de custodia de información basado en el almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.

Así, se pasa a organizar los archivos, custodiarles, digitalizarles, expurgarles y en los casos correspondientes, destruirlos; toda esta actividad basada en lo estipulado e la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, que promueve la digitalización de archivos que ciudadanos y administración generan y tramitan.

Por otro lado, no solo hay que proceder de acuerdo con la ley que regula esta actividad sino también en cumplimiento con lo esperado sobre la protección de documentos de naturaleza delicada, ya que un tercero es el que estará manipulando la información de una empresa y la protección de dicha información debe ser una premisa.

Por eso, lo más importante cuando se contratan dichos servicios es procurar contar con una empresa confiable y que cumpla con la Ley de Protección de Datos LOPD: la ley orgánica 15/1999, Real Decreto 1720/2007 UNE-EN-ISO 9001: 2008.

Ventajas de la custodia documental

Entonces, una vez que sabes de que se trata el servicio te preguntarás para qué tomarte el esfuerzo de contratar una empresa y pasar por la angustia de confiarle tus documentos más importantes, esperando que le den el tratamiento merecido.

La respuesta es que esto te traerá variedad de ventajas dentro de la organización de tu empresa que vale la pena probar. Lo primero es que se puede acceder a una infraestructura hardware y software para el almacenamiento de los documentos, así como un interfaz web para facilitar el acceso a los archivos y a toda la información asociada a los mismos, optimizando el acceso a la información y liberado espacio físico en nuestras instalaciones.

Piensa que esos miles de archivadores llenos de papeles y carpetas y documentos, pasaran a convertirse en datos almacenados dentro de los ordenadores de tu oficina y que yacen en una nube digital que no pesa, no ocupa espacio, no corre el peligro de estropearse por algún incidente de gravedad en el lugar de trabajo, etc. Espacio que, luego puedes usar para ampliar las amenidades de tu empresa o habilitar más puestos de trabajo, más espacio de almacenamiento para stock, etc.

Así, como ves, también se logra una mayor protección sobre los documentos que se están almacenando, ya que no se dañaran por incendio, por ejemplo, no sufrirá robos, no quedará a manos de cualquiera que pueda acceder al espacio. Estará protegida por antivirus, softwares contra hackers y con claves de acceso que se pueden distribuir solo ete aquellos realmente habilitados para su manejo.

Otro punto a favor es que, al optimizar los sistemas de gestión e información, no solo se mejora el servicio ofrecido y el rendimiento de la empresa, sino que se eliminan los costes de localización, recuperación y rearchivo del documento, que pasa a estar en formato electrónico, y se puede visualizar en cualquier pantalla que tenga los permisos necesarios, con total facilidad e imprimir ára tener a mano.

Protección de Datos en la Custodia Documental

Si, aunque la custodia de documentos por un tercero tiene todas estas ventajas antes mencionadas, dudamos ante la decisión de contratar el servicio por motivos de protección y seguridad.

No obstante, debemos contarte que este tipo de empresas que se encargan de la custodia de documentos están obligadas a cumplir con lo que establece la Ley Orgánica de Protección de Datos en cuanto a la custodia y/o destrucción documental.

Lo primero es que los archivos de tu empresa deben estar registrados en la Agencia Española de Protección de Datos para que la ley existente al respecto se encargue de regular toda esa documentación que contiene datos personales.

Por otro lado, el Reglamento de Desarrollo de la LOPD establece diferentes niveles de protección en función del tipo de información de los documentos en cuestión:

  • Nivel de protección bajo (artículos 89-94 y 105-108).
  • Nivel de protección medio (art. 95-100 Y 109-110)
  • Nivel de protección alto (artículos 101-104 y 111-114)

Te explicamos estos a continuación:

  • Nivel de seguridad bajo

En este nivel caen  todos aquellos ficheros o tratamientos de datos de carácter personal en general que no requieran un nivel de seguridad mayor.

  • Nivel de seguridad medio

Se trata de ficheros o datos que deben tener unas garantías mayores de seguridad y que son los siguientes:

  • Los relacionados con la comisión de infracciones administrativas o penales.
  • Los relacionados con la prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito.
  • Los relacionados con las administraciones tributarias
  • Los relacionados con la prestación de servicios financieros que tengan a entidades financieras como responsables de la custodia y acceso a dichos datos.
  • Los datos que están en manos de la Seguridad Social
  • Aquellos que manejan las mutuas en situación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
  • Aquellos que contienen un conjunto de datos de carácter personal que ofrezcan una definición de las características o de la personalidad de los ciudadanos y que puedan ser utilizados por terceros para hacer evaluaciones sobre su comportamiento.
  • Nivel de seguridad alto

Este es el nivel más alto y en él caen lo siguientes documentos:

  • Todos los relacionados con la religión, salud, raza, religión, creencias, orientación sexual o ideología de la persona
  • Aquellos datos que hayan sido recabados para fines policiales de forma ajena a los afectados, sin el consentimiento de éstos.
  • Los archivos que incluyan datos relacionados con cualquier acto de violencia de género

Pero, además de conocer cada uno de ellos, los responsables de la información también deben cumplir con una serie de obligaciones más al manipular dichos datos y que son las siguientes.

  • Inscripción de estos ficheros  en el Registro General de Protección de Datos
  • Deben asegurar que los datos son veraces y se han obtenido lícita y legítimamente, así como que están tratados de modo proporcional a la finalidad para la que fueron recabados.
  • Guardar secreto y seguridad de los mismos
  • Deber de informar a los titulares de los datos a la hora de recabarlos
  • Contar con el consentimiento de sus dueños para su posterior tratamiento
  • Facilitar y garantizar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectificación y cancelación por parte d ellos dueños de la información.
  • Cumplir con todo lo demás estipulado en las leyes de tratamiento correspondientes.

¿Cómo asegúrate de que estás contratando a una empresa de custodia documental confiable?

Como la clave está en contratar a empresas que cumpla  con todo lo establecido en la ley para el tratamiento responsable y protegido de tu información delicada, entonces debes procurar que estas contratado a dicho tipo de empresa.

Lo bueno es que hay ciertos requisitos que puedes revisar que la empresa tenga para garantizar su confiabilidad y estos son:

  • La empresa debe poder garantizar el secreto de la información obtenida a través de esos documentos y comprometerse a responder en caso de que se haya dado un mal uso de la misma.
  • Debe mostrar su compromiso para poner a su alcance todos los medios que eviten poner en riesgo la confidencialidad de la información tratada.
  • Adoptar medidas técnicas y organizativas para asegurar la confidencialidad de los datos custodiados
  • Contar con todas las medidas necesarias para evitar la pérdida, sustracción, alteración o acceso no autorizado a la información .
  • Asegurar lacustodia de datos de carácter personal de todos los archivos que se estén entregando en custodia.

En conclusión, podemos decir que la custodia de documentos por parte de terceros trae innumerables beneficios para las empresas , siempre que se haga de la forma correcta y en cumplimiento de lo establecido por la ley. Por eso lo más importante es asegurarnos de contratar a una empresa de custodia confiable y que cumpla lo que establecen las normativas en materia, de forma que garantice el punto clave de todo este servicio: la protección de los datos que se custodian, no solo de un mal uso o del acceso de personas autorizadas a ellos sino también de su perdida frente a accidentes laborales.