La tecnología, la mejor aliada para potenciar la organización interna en las empresas españolas

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Las empresas que trabajan en España están sometidas por desgracia a bastantes dificultades. Hay que resaltar en primera instancia que el hecho de que una empresa sea rentable no es en absoluto sencillo de conseguir y que depende de una buena serie de factores que, muchas veces, no están en manos de las propias personas que trabajan en esa entidad, sino que responden a valores ligados a la situación económica general de una sociedad o el grado de consumo al que puede aspirar la ciudadanía. Siempre ha sido así y no va a cambiar. Pero sí que es posible trabajar para que los indicadores que no estén en nuestra mano y que no jueguen a nuestro favor no nos afecten tanto como cabría esperar.

La organización interna de la que disponen las empresas es algo que tiene un valor y un peso impresionantes. De esto depende en buena medida que la entidad sea capaz de alcanzar los objetivos que se ha propuesto. Si esa organización está desestructurada y mal planificada, está claro que la empresa va a tener una cantidad mucho mayor de dificultades para conseguir desarrollarse en la medida de lo que busca. De hecho, lo que nos dice la Historia es que esas empresas terminan por generar pérdidas y bajando la persiana de una manera definitiva. En un mundo tan competitivo como en el que nos encontramos en la actualidad, como no sepamos gestionar bien nuestra organización interna estamos perdidos.

Desde aquí tenemos una opinión clara acerca de cuáles son los problemas de organización interna que afectan a las empresas, que son los que vamos a compartir con todos vosotros y vosotras a continuación:

  • El responsable de cada departamento tiene que trabajar de una manera integrada con él. El jefe o jefa debe encontrarse en el mismo espacio físico que la gente que trabaja para él o ella para que las gestiones se realicen de una manera eficiente.
  • Se debe tener claro quién es el o la líder de ese departamento (sin contar al responsable o la responsable del mismo). Siempre hay una persona que, por las razones que sea, lleva más tiempo en el departamento. Pero eso no quiere decir que esa sea la persona que realice las tareas de una manera mucho más eficaz. A veces, en las empresas españolas se confunde una cosa con la otra.
  • Es importante mantener una cohesión y el buen rollo entre los integrantes de un departamento. Si no es así, el trabajo en equipo se resiente y no genera los resultados que se esperan. Si el responsable no trabaja codo con codo con el equipo, es posible que ni se entere de que hay una mala relación entre las personas que se encuentran a su cargo.
  • Se debe trabajar conjuntamente en la correcta organización de las tareas y los documentos. Si un responsable no forma parte activa de este proceso y no tiene en consideración cuáles son las preferencias de la gente que tiene por debajo, es bastante posible que su equipo pierda demasiado tiempo buscando papeles o archivos en el ordenador o que haya tareas que estén en un limbo sin que nadie tenga claro que son de su competencia.

Está claro que todos los problemas que os hemos descrito anteriormente generan una enorme cantidad de problemas y que pueden dar lugar a una ineficacia plena de un departamento completo, con las consiguientes pérdidas económicas que eso engloba para la compañía. Pero resolver estos problemas es posible si se tiene voluntad. Son muchos los estudiosos de este campo que han alertado en infinidad de ocasiones de la necesidad que existe de mantener una comunicación fluida entre todos los miembros del departamento para que no haya contextos como los que acabamos de describir. En España, por desgracia, tenemos muchas cosas que aprender todavía de ello. Seguro que alguno de vosotros o vosotras ha vivido alguna situación como las que hemos descrito.

En un mundo como en el que nos encontramos, en el cual la tecnología juega un papel tan importante, constituiría una necedad no aprovecharse de los beneficios que esa tecnología puede proporcionar a las empresas en materia de organizar el trabajo dentro de la entidad como tal y dentro de cada uno de sus departamentos en particular. La gestión documental, la asignación de proyectos y tareas, la realización de comunicaciones de todo tipo o la emisión de informes son solo algunas de las tareas que se pueden desarrollar con una mayor eficiencia si contamos con la tecnología adecuada para ello. En Kairos HR, cuyos profesionales están especializados en el diseño de soluciones a los problemas que hemos comentado, saben muy bien que en España hay un largo trabajo por delante para conseguir que la tecnología ayude a cada empresa a sacar el máximo partido de cada uno de sus departamentos o áreas.

Y es que hoy en día la tecnología juega un papel más importante que nunca en la organización interna de las empresas y de los departamentos que las componen. Esto es así principalmente porque se ha instaurado un modelo mixto de trabajo presencial y teletrabajo que nos hace muy dependientes de la tecnología, que no es algo que sea malo ni mucho menos, más bien al contrario porque nos hace más eficaces y nos permite responder a los retos que tenemos por delante con una mayor garantía de éxito que en tiempos pasados.

Trabajar desde casa implicaba en un principio el peligro de que la comunicación entre los miembros de un mismo departamento decayera. Con el uso de la tecnología, podemos hacer posible que esa comunicación sea incluso más efectiva que la que se disponía cuando el trabajo era solo presencial. Y no nos estamos refiriendo con el término “tecnología” a una reunión de Teams. Estamos hablando de disponer de un sistema que haga posible que esa comunicación sea efectiva por todos los medios y que haga posible que los roles de cada persona en concreto estén mucho más definidos de lo que estaban antes.

Lógicamente, el responsable o la responsable de cada departamento en concreto tiene que evitar todos los problemas que hemos mencionado más arriba. Está claro que la comunicación humana también funciona de una manera muy interesante si se hace de tú a tú y si se cuenta con las habilidades comunicativas necesarias. Esa es la mejor manera de diseñar una estructura empresarial interna que haga de nuestra compañía un ente fuerte y que esté preparado para competir con las demás empresas de nuestro sector. Si no somos capaces de organizarnos internamente, ¿Cómo queremos salir ahí fuera y tener éxito? Es imposible que eso se logre.

Otros retos a los que se tienen que enfrentar las empresas de nuestro país 

Las compañías nacionales tienen que seguir haciendo esfuerzos para conseguir avances dentro de su sector y ser competitivas en un entorno y un mercado cada vez más difíciles. Nuestro país cuenta con empresas que tienen problemas diversos y que requieren una solución. Uno de ellos es el que menciona la web Equipos y Talento y que tiene que ver con que 8 de cada 10 empresas tiene problemas para encontrar a los profesionales que buscan. Este es un problema muy grande y que afecta de manera directa a los objetivos que persiguen los negocios de cualquier rama de actividad.

Según otra noticia que fue publicada en la página web del Huffington Post, España era el país de la Unión Europea que tenía el empleo más desestructurado de toda la Unión Europea. La noticia apuntaba que en el interior de nuestras fronteras hay trabajo, pero no para los desempleados. Además, también se hace referencia en esta información a la falta de cualificación que tienen los profesionales de diversos sectores productivos. Se trata de problemas de mucho calado y que deberíamos hacer bien en resolver.

Ojalá consigamos resolver algunos de los problemas que limitan la competitividad de las empresas españolas y que sea posible colocarlas entre las mejores ya no solo de Europa, sino del mundo. Es cierto que algunas de las entidades de este país forman parte de la élite de su sector a nivel internacional, pero hablaría muy bien de nosotros que fuéramos capaces de conseguir que eso fuera más habitual. La tecnología es la mejor aliada para eso y confiamos que, dentro de algún tiempo, España sea un lugar en el que buena parte de sus negocios sean referencia absoluta en su respectiva actividad económica.

Las empresas son el tejido del que se nutre la sociedad y la economía de un país y por eso es necesario que sigan teniendo una rentabilidad interesante y una imagen que esté fuera de toda duda. Todos los avances de los que se pueda disponer en la consecución de este objetivo son necesarios y debemos hacernos con ellos a la máxima brevedad posible. De lo contrario, nos quedamos con una mano delante y otra detrás, sin demasiadas posibilidades de crecer y con más dudas que certezas. Eso, amigos y amigas, no es lo idóneo para los negocios.

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